Günümüzde hemen tüm bilgiler kişisel bilgisayarlar üzerinde, dosya biçiminde bulunabilmektedir. Ancak, modern BT ortamlarında, verilerin kullanım ve dağıtımının tam denetimi neredeyse olanaksız görünmektedir.
Yetkili kullanıcıların gereken dosyalara erişimini denetlemek yeterince güçtür; ancak dosyaların değişik konumlarda tekrar tekrar kaydedilmesi, dışarıdan kişilerin (iş ortakları ya da danışmanların) kısmi yetkili erişimleri ya da dış kaynak hizmet sağlayıcılarının kullanımı veri güvenliği için ortaya fazladan zorlu sınavlar getirmektedir.
Birtakım bilgiler (örneğin personel ve müşteri bilgileri) yasal düzenlemeleri yerine getirmek için korunmalıdır. Oysa yönetim raporları, AR-GE bölümünün sonuçları ya da ürün geliştirme bilgileri gibi kritik verilere erişimin de şirketin çıkarları doğrultusunda denetlenmesi gereklidir.
Çok kullanıcılı şifreleme sistemleri bu teknik ve örgütlenmeye bağlı sınavın çözümüdür. Dosya şifreleme kullanılarak verilerin korunması her dosyanın kendi anahtarı ve şifrelenme algoritması ile ayrı ayrı korunmasına olanak sağlar. Bu yöntemle her dosya, korunduğu konumdan (örneğin sabit disk, ağ sunucusu ya da taşınabilir ortam) bağımsız olarak ayrı ayrı korunur ve yalnız yetkili kullanıcılar tarafından açık metin halinde okunabilir.
Bir dosya güvenlik çözümünü gerçekleştirirken gereken örgütlenme gereksinimlerinin arasında
- Genel çalışma davranışında değişiklik olmaması
- Şirkette yaygın güvenlik politikasının desteklenmesi
- Genelde yüksek kabul
bulunur.
Teknik gereksinimlerin arasında
- Mevcut BT yapıları ile yüksek entegrasyon becerisi
- Dosya sisteminin kısıtlanmaması
- Değişik rollerin (örneğin kullanıcı, güvenlik memuru, sistem yöneticisi ve dış kaynak elemanı) kurulumu ile “güçlerin bölüştürülmesine” destek
bulunur.
SafeGuard LAN Crypt dosyaları yetkisiz erişim ve yetkisiz okumaya karşı korumaya yönelik bir yazılım çözümüdür. Dosyalar şifrelenir ve yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından okunabilir. Gruba dayanan ana fikir, kendini bölümler ve büyük kuruluşlarda kullanılmak üzere kanıtlamıştır.